0.PRÉAMBULE

Considérant la nécessité d’encourager la poursuite d’études supérieures chez les Premières Nations.

Considérant l’intérêt de susciter un rapprochement entre les Nations.

Considérant les divergences de besoins existant aux sein de nos Nations.

L’Association des étudiants des Premières Nations de l’Université Laval se dote des règlements généraux suivants :

1. INTERPRÉTATION

1.01 Définition et interprétation

À moins d’une disposition expresse au contraire ou à moins que le contexte ne le veuille autrement, dans ce contrat d’association :

“administrateurs” désigne le conseil d’administration;

“dirigeants” désigne tout administrateur, fonctionnaire, officier, employé, mandataire ou tout autre représentant ayant le pouvoir d’agir au nom de l’association.

“Loi” désigne les lois du Québec et du Canada plus particulièrement le Code civil du Québec;

“majorité simple” désigne la moitié plus une des voix exprimées à une assemblée;

“membre” désigne les membres réguliers de l’association;

“règlements” désigne les règlements ou statuts ainsi que tous les autres règlements ou statuts de l’association en vigueur.

“Premières Nations” ne désigne pas à proprement parler “communauté” mais plutôt les premiers peuples au Canada, notamment les Innus, les Mohawks, les Malécites, les Abénakis, les Algonquins, les Attikamekws, les Cris, les Hurons-Wendat, les Naskapis, les Micmacs, les Inuits, les Métis de l’ouest, etc.

“jour juridique franc” désigne jour ouvrable.

1.02 Définitions de la Loi

Sous réserve de ce qui précède, les définitions prévues à la Loi s’appliquent aux termes utilisés dans le contrat d’association.

1.03 Règles d’interprétation

Les termes employés au singulier comprennent le pluriel et vice-versa, ceux employés au masculin comprennent le féminin et vice-versa.

1.04 Discrétion

Lorsque le contrat d’association confère un pouvoir discrétionnaire aux administrateurs, ces derniers peuvent exercer ce pouvoir comme ils l’entendent et au moment où ils le jugent opportun dans le meilleur intérêt de l’association.

1.05 Primauté

En cas de contradiction entre la Loi et les règlements, la Loi prévaut sur le contrat d’association.

1.06 Titres

Les titres utilisés dans le contrat d’association ne le sont qu’à titre de référence et ils ne doivent pas être considérés dans l’interprétation des termes ou des dispositions du contrat d’association.

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2. DÉNOMINATION SOCIALE

2.01 Dénomination sociale

L’association est appelée : “ Association des étudiants des Premières Nations de l’Université Laval inc.”. L’acronyme de l’association est : “ AÉPN ”.

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3. OBJECTIFS

3.01 Défendre et promouvoir les intérêts des étudiants des Premières Nations.

3.02 Entreprendre les mesures nécessaires pour réduire le sentiment d’isolement des étudiants des Premières Nations.

3.03 Apporter un soutien moral et académique aux étudiants des Premières Nations.

3.04 Favoriser le développement personnel des étudiants des Premières Nations en leur fournissant des ressources pour y parvenir.

3.05 Promouvoir la culture de chacune des Premières Nations représentées et fournir de l’information à la population étudiante concernant les premiers peuples.

3.06 Promouvoir le développement et l’adaptation de cours qui tiennent davantage compte de la réalité autochtone, tant historique que contemporaine.

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4. SIÈGE SOCIAL

4.01 Le siège social

Le siège social de l’association est situé à l’endroit au Canada que prévoit le contrat de l’association et à l’adresse déterminée par le conseil d’administration.

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5. ADMINISTRATEURS

5.01 Composition et désignation

L’association est administrée par un conseil composé d’un minimum de trois (3) administrateurs et d’un maximum de sept (7) administrateurs. Le conseil d’administration peut être désigné sous tout autre nom dans toute publication émanant de l’association.

5.02 Qualifications

Seuls peuvent être administrateurs les membres réguliers en règle de l’association, à l’exception des personnes âgées de moins de dix-huit ans, des interdits, des faibles d’esprit et des faillis non libérés.

5.03 Administrateurs provisoires

Les personnes ayant requis la constitution de l’association en deviennent les premiers administrateurs et demeurent en fonction jusqu’à la première assemblée des membres.

5.04 Élections

Sauf disposition contraire du contrat d’association, les administrateurs sont élus à une majorité simple des voix exprimées lors de l’assemblée générale annuelle des membres de l’association.

5.05 Durée des fonctions

Chaque administrateur demeure en fonction pour un (1) an ou jusqu’à ce que son successeur soit élu à moins que son mandat ne prenne fin avant terme.  L’administrateur dont le mandat se termine est rééligible.

5.06 Démission

Tout administrateur peut démissionner en tout temps de ses fonctions en faisant parvenir au siège social de l’association, une lettre de démission. Si la lettre n’est pas acheminée par courrier recommandé ou par messagerie, un accusé réception sera émis au démissionnaire sur demande. Cette démission prend effet à compter de la date de son envoi ou à toute autre date ultérieure indiquée par l’administrateur démissionnaire.

5.07 Destitution

À moins de disposition contraire dans le contrat d’association, tout administrateur peut être destitué de ses fonctions avant terme, avec ou sans motif, par les membres réguliers ayant le droit de l’élire réunis en assemblée générale extraordinaire convoquée à cette fin, au moyen d’une résolution adoptée à la majorité simple. L’administrateur visé par la résolution de destitution doit être informé du lieu, de la date et de l’heure de la tenue de cette assemblée générale extraordinaire. Il peut y assister et y prendre la parole ou, dans une déclaration écrite et lue par le président de l’assemblée, exposer les motifs de son opposition à la résolution proposant sa destitution.

5.08 Fin du mandat

Le mandat d’un administrateur prend fin en raison de son décès, de sa démission, de sa destitution ou ipso facto s’il vient à perdre les qualifications requises pour être administrateur.

5.09 Remplacement

Tout administrateur dont la charge est devenue vacante peut être remplacé par le conseil d’administration au moyen d’une simple résolution. L’administrateur nommé en remplacement demeure en fonction pour le reste du terme non expiré de son prédécesseur ou jusqu’à la date prescrite par l’assemblée générale des membres.

5.10 Rémunération

Les administrateurs ne reçoivent aucune rémunération en raison de leur mandat. Ils peuvent toutefois être rémunérés à titre de fonctionnaires ou d’employés de l’association. Par ailleurs, le conseil d’administration peut adopter une résolution visant à rembourser les administrateurs des dépenses encourues dans l’exercice de leurs fonctions.

5.11 Indemnisation des administrateurs et autres

Un administrateur ou un dirigeant de l’association ou une personne qui a pris ou va prendre des engagements au nom de l’association ou de l’association contrôlée par elle, de même que les héritiers, exécuteurs, administrateurs, et biens immeubles et meubles, dans cet ordre, sont au besoin en tout temps tenus indemnes et à couvert, à même les fonds de l’association, présent ou passé de tous frais, charges et dépenses quelconques que cet administrateur, dirigeant ou personne supporte ou subit au cours ou à l’occasion d’un action, poursuite ou procédure intentée ou exercée contre lui, à l’égard ou en raison d’actes faits ou de choses accomplies ou permises par lui dans l’exercice et pour l’exécution de ses fonctions ainsi que de tous frais, charges et dépenses qu’il supporte ou subit au cours ou à l’occasion des affaires de l’association ou relativement à ses affaires, excepté ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaire.

5.12 Conflit d’intérêts

Tout administrateur qui, sous quelque forme que ce soit, est intéressé directement ou indirectement dans un contrat ou projet de contrat avec l’association est tenu de divulguer son intérêt conformément à la Loi.

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6. POUVOIR DES ADMINISTRATEURS

6.01 Principe

Les administrateurs exercent tous les pouvoirs de l’association sauf ceux qui sont réservés expressément par la Loi aux membres.

6.02 Dépenses

Les administrateurs peuvent autoriser les dépenses visant à promouvoir les objectifs de l’association.  Ils peuvent également, par résolution, permettre à un ou plusieurs dirigeants d’embaucher des employés et de leur verser une rémunération.

6.03 Donations

Les administrateurs peuvent prendre toutes les mesures nécessaires pour permettre de solliciter, d’accepter ou de recevoir des dons et des legs de toutes sortes dans le but de promouvoir les objectifs de l’association.

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7. ASSEMBLÉES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

7.01 Convocation

Le président ou tout vice-président peut convoquer une assemblée du conseil d’administration.  Ces assemblées peuvent être convoquées au moyen d’un avis envoyé par la poste, par courriel, par télégramme ou par messager, à la dernière adresse connue des administrateurs.  Si l’adresse d’un administrateur n’apparaît pas aux livres de l’association, cet avis de convocation peut être envoyé à l’adresse où, au jugement de l’expéditeur, l’avis est le plus susceptible de parvenir à l’administrateur dans les meilleurs délais.  L’avis de convocation doit indiquer le lieu, la date et l’heure de l’assemblée et parvenir au moins deux (2) jours juridiques francs avant la date fixée pour cette assemblée.  Cependant, si l’avis est envoyé par courrier, le délai est d’au moins cinq (5) jours avant la réunion.

7.02 Assemblée annuelle du conseil

À chaque année, immédiatement après l’assemblée générale annuelle des membres de l’association, se tient une assemblée des administrateurs nouvellement élus et formant quorum, sans qu’un avis de convocation ne soit requis, pour transiger toute autre affaire dont le conseil d’administration peut être saisi.

7.03 Lieu

Les assemblées du conseil d’administration se tiennent au siège social de l’association ou, si tous les administrateurs y consentent, à tout autre endroit que fixent les administrateurs.

7.04 Quorum

Le quorum des assemblées du conseil d’administration est fixé à la majorité des administrateurs. Ce quorum doit exister pendant toute la durée de l’assemblée.

7.05 Vote

Tout administrateur a droit à un vote et toutes les questions soumises au conseil doivent être décidées au moins à la majorité simple des administrateurs votants. Le vote est pris à main levée à moins que le président de l’assemblée ou deux administrateurs demandent le scrutin.  Si le vote se fait par scrutin, le vice-président aux affaires internes agit comme scrutateur et dépouille le scrutin. Le vote par procuration n’est pas permis aux assemblées du conseil.  Le président n’a pas de voix prépondérante au cas de partage des voix.

7.06 Renonciation

Tout administrateur peut, par écrit, télégramme, câblogramme ou télex adressé au siège social de l’association, renoncer à tout avis de convocation d’une assemblée du conseil d’administration ou à tout changement dans l’avis ou même à la tenue de l’assemblée; une telle renonciation peut être valablement donnée soit avant, soit pendant, soit après l’assemblée en cause.  Sa présence à l’assemblée équivaut à telle renonciation, sauf s’il y assiste spécialement pour s’opposer à la tenue de l’assemblée en invoquant entre autres l’irrégularité de sa convocation.

7.07 Résolutions tenant lieu d’assemblée

Les résolutions écrites, signées par tous les administrateurs habiles à voter sur ces dernières lors des assemblées du conseil ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours de ces assemblée.  Un exemplaire de ces résolutions doit être conservé avec les procès-verbaux des délibérations du conseil d’administration.

7.08 Ajournement

Le président de l’assemblée peut, avec le consentement des administrateurs présents à une assemblée du conseil, ajourner toute assemblée des administrateurs à une date ultérieure et dans un lieu qu’il détermine, sans qu’il soit nécessaire de donner un nouvel avis de convocation aux administrateurs.  Lors de la reprise de l’assemblée, le conseil d’administration peut valablement délibérer conformément aux modalités prévues lors de l’ajournement, pourvu qu’il y ait quorum.  Les administrateurs constituant le quorum lors de l’assemblée initiale ne sont pas tenus de constituer le quorum lors de la reprise de cette assemblée. S’il n’y a pas quorum à la reprise de l’assemblée, celle-ci est réputée avoir pris fin à l’assemblée précédente où l’ajournement fut décrété.

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8. FONCTIONS DES MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

8.01 Président

Le président est choisi parmi les membres et par les membres, lors de l’assemblée générale annuelle. Il préside, s’il est présent, toutes les assemblées du conseil d’administration ainsi que celles des membres de l’association.  Le président de l’association en est le principal officier exécutif , il surveille, administre et dirige généralement les activités de l’association. Le président exerce de plus, tous les autres pouvoirs et fonctions que le Conseil d’administration détermine.

8.02 Fonctions générales des Vice-présidents

Le vice-président, ou s’il y en a plus d’un, les vice-présidents exercent les pouvoirs et fonctions que peut de temps à autre prescrire le président.  En cas d’absence, d’incapacité, de refus ou de négligence d’agir du président, l’un des vice-présidents, désigné par le Conseil d’administration, peut exercer les pouvoirs et les fonctions du président tel qu’établi par le contrat d’association.

8.03 Vice-président aux finances

Le vice-président aux finances est choisi parmi les membres et par les membres, lors de l’assemblée générale annuelle . Il a la charge générale des finances de l’association. Il doit déposer l’argent et les autres valeurs de l’association au nom et au crédit de cette dernière dans toute banque ou institution financière que les administrateurs peuvent désigner.  Chaque fois qu’il en est requis, il doit rendre compte au président et aux administrateurs de la situation financière de l’association et de toutes les transactions par lui faites en sa qualité de vice-président aux finances. Il doit dresser, maintenir et conserver ou voir à faire conserver les livres de comptes et registres comptables par les personnes autorisées à ce faire.  Il doit signer tout contrat, document ou autre écrit nécessitant sa signature et exercer les pouvoirs et remplir les fonctions que les administrateurs peuvent lui confier ou qui sont inhérents à sa charge. Il est chargé d’effectuer la recherche de financement et de contacter à cet effet les donateurs potentiels.  Les assistants délégués aux finances exercent les pouvoirs et les fonctions du vice-président aux finances qui leur sont délégués par les administrateurs ou par le vice-président aux finances lui-même.

8.04 Vice-président aux affaires internes

Le vice-président aux affaires internes est choisi parmi les membres et par les membres, lors de l’assemblée générale annuelle. Il a la garde des documents et registres de l’association.  Il agit comme secrétaire aux assemblées du conseil d’administration et aux assemblées des membres. Il doit donner, ou voir à faire donner, avis de toute assemblée du conseil d’administration et de ses comités, le cas échéant, et de toute assemblée des membres.  Il doit garder les procès-verbaux de toutes les assemblées du conseil d’administration et de ses comités, le cas échéant, et de celles des membres, dans un livre tenu à cet effet.  Il est chargé des archives de l’association, y compris des livres contenant les noms et adresses des administrateurs et des membres de l’association, des copies de tous les rapports faits par l’association et de tout autre livre ou document que les administrateurs peuvent désigner comme étant sous sa garde.  Il exécute les mandats qui lui sont confiés par le président.  Les assistants délégués aux affaires internes peuvent exercer les pouvoirs et les fonctions qui leur sont délégués par les administrateurs ou le vice-président aux affaires interne lui-même.

8.05 Vice-président aux activités socio-culturelles

Le vice-président aux affaires socio-culturelles est choisi parmi les membres et par les membres, lors de l’assemblée générale annuelle. Il met sur pied, en tenant compte des besoins exprimés par les membres, les activités à caractère socio-culturel. Il créé et gère les campagnes de financement et est chargé de l’organisation de toute activité ou service offerts aux membres pas l’association. Les assistants délégués aux affaires socio-culturelles exercent les pouvoirs et les fonctions du vice-président aux affaires socio-culturelles qui leur sont délégués par les administrateurs ou par le vice-président aux affaires socio-culturelles lui-même

8.06 Vice-président aux communications

Le vice-président aux communications est choisi parmi les membres et par les membres, lors de l’assemblée générale annuelle. Il a la charge des communications générales et voit à la promotion et la visibilité générale de l’association. Il gère et répond aux demandes de renseignements, avec le conseil d’administration. Il planifie la logistique des assemblées et de toutes autres rencontres. Il conçoit et diffuse des outils de communications (brochures, rapports, invitations, communiqués de presse, etc.) dans le cadre des relations publiques et avec les membres. Il exécute les mandats qui lui sont confiés par le président. Les assistants délégués aux communications peuvent exercer les pouvoirs et fonctions qui leurs sont délégués par les administrateurs ou le vice-président aux communications lui-même. 

8.07 Conseiller

Le Conseiller est choisi parmi les membres et par les membres, lors de l’assemblée générale annuelle. Il a pour fonction d’assister le président dans ses tâches en lui fournissant l’information, les ressources et les opinions nécessaires à l’accomplissement de ses fonctions.

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9. MEMBRES

9.01 Catégories

L’association comprend trois catégories de membres soit les membres réguliers, les membres supporters et les membres honoraires.

9.02 Membres réguliers

Toute personne physique d’origine autochtone et inscrit à titre d’étudiant à l’université Laval peut devenir membre régulier en adressant une demande à l’association, pourvu qu’elle soit intéressée à promouvoir les objectifs de l’association, que sa demande d’adhésion soit acceptée par les administrateurs et qu’elle paie le droit d’adhésion et la cotisation pour l’année en cours, le cas échéant. Chaque membre régulier a droit à un (1) vote.

9.03 Membres supporters

Toute personne physique et inscrit dans un établissement scolaire au Québec ou diplômé d’un tel établissement peut devenir supporter en adressant une demande à l’association, pourvu qu’elle soit intéressée à promouvoir les objectifs de l’association, que sa demande d’adhésion soit acceptée par les administrateurs et qu’elle paie le droit d’adhésion et la cotisation pour l’année en cours, le cas échéant. La qualité de membre supporter ne confère pas le droit d'être administrateur ni d'assister et de voter aux assemblées des membres réguliers.

9.04 Membres honoraires

Les administrateurs peuvent désigner chaque année comme membre honoraire de l’association, toute personne ayant rendu service à l’association, notamment par son travail ou par ses donations, en vue de promouvoir la réalisation de ses objectifs. La qualité de membre honoraire ne confère pas le droit d’être administrateur ni d’assister et de voter aux assemblées des membres réguliers.

9.05 Cartes et/ou certificats

Les administrateurs peuvent émettre des cartes et/ou des certificats de membre et en approuver la forme et la teneur.

9.06 Droit d’adhésion et cotisation

Les administrateurs peuvent fixer le droit d’adhésion et la cotisation annuelle des membres réguliers de l’association.  Le cas échéant, ces montants doivent être payés en argent et la cotisation annuelle est exigible avant la date de l’assemblée annuelle des membres de l’association.

9.07 Suspension et expulsion

Le conseil d’administration peut, par résolution adoptée par au moins les deux tiers de ses membres, lors d’une assemblée spéciale convoquée à cette fin, suspendre pour une période qu’il détermine ou expulser tout membre régulier ou supporter qui néglige de payer sa cotisation annuelle, ne respecte pas les règlements de l’association ou agit contrairement aux intérêts de l’association. Le membre qui fait l’objet d’une suspension ou d’une expulsion doit être informé du lieu, de la date et de l’heure de l’assemblée dans le même délai que celui prévu pour la convocation de l’assemblée spéciale du conseil d’administration.  Il peut y assister et y prendre la parole pour exposer les motifs de son opposition à la résolution proposant sa suspension ou son expulsion.

9.08 Démission

Un membre peut démissionner en faisant parvenir un avis écrit au vice-président aux affaires internes de l’association.  Sa démission prend effet sur réception de l’avis par les administrateurs ou soixante jours après son envoi, selon le premier des deux événements.  Elle ne libère toutefois pas le membre du paiement de toute cotisation due à l’association avant que sa démission ne prenne effet.

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10. ASSEMBLÉES DES MEMBRES

10.01 Assemblée annuelle des membres

L’assemblée annuelle des membres réguliers de l’association a lieu au siège social de l’association ou à tout autre endroit au Canada à la date et à l’heure que les administrateurs déterminent par résolution.  Cette assemblée doit avoir lieu à une date non postérieure aux 12 mois qui suivent la constitution de l’association et, ensuite, une fois au moins chaque année civile.  Cette assemblée se tient aux fins de prendre connaissance et d’adopter l’état financier et le rapport du vérificateur, d’élire les administrateurs, de nommer un vérificateur, de prendre connaissance et de décider de toute autre affaire dont l’assemblée annuelle peut constituer une assemblée générale extraordinaire habilitée à prendre connaissance et à décider de toute autre affaire pouvant être décidée lors d’une pareille assemblée.

10.02 Assemblée générale extraordinaire

Une assemblée générale extraordinaire des membres réguliers peut être convoquée par les administrateurs ou par le président soit au siège social de l’association, soit en tout autre endroit que déterminent les administrateurs ou le président.

10.03 Convocation sur demande des membres

Une assemblée spéciale des membres peut être convoquée à la requête d’au moins un dixième des membres réguliers de l’association. Cette requête doit indiquer en termes généraux l’objet de l’assemblée requise, être signée par les requérants et déposée au siège social de l’association.  Sur réception d’une telle requête, il incombe au président ou au vice-président aux affaires internes de convoquer l’assemblée conformément au contrat d’association. Si, dans les vingt-et-un jours de la date du dépôt de la requête, les administrateurs ne procèdent pas régulièrement à la convocation de cette assemblée, les requérants ou l’un des administrateurs, peuvent eux-mêmes convoquer cette assemblée avant l’expiration de douze semaines et conformément aux règles ordinaires.  Tous les frais raisonnables que les requérants ont encourus par suite de l’omission des administrateurs de convoquer régulièrement cette assemblée doivent être remboursés aux requérants par l’association.

10.04 Avis de convocation

Avis de convocation de chaque assemblée annuelle et de chaque assemblée générale extraordinaire des membres doit être expédiée aux membres réguliers ayant droit d’assister à l’assemblée.  Cette convocation se fait au moyen d’un avis écrit transmis par messager ou par la poste, à l’adresse respective de ces membres telle qu’elle apparaît aux livres de l’association, au moins trente (30) jours juridiques avant la date fixée pour l’assemblée.  Si l’adresse de quelque membre n’apparaît pas aux livres de l’association, l’avis peut être transmis par messager ou par la poste à l’adresse où, au jugement de l’expéditeur, il est le plus susceptible de parvenir à ce membre dans les meilleurs délais.

10.05 Contenu de l’avis

Tout avis de convocation à une assemblée des membres réguliers doit mentionner le lieu, la date et l’heure de l’assemblée. L’avis de convocation à une assemblée annuelle ne doit pas obligatoirement spécifier les buts de l’assemblée à moins que l’assemblée ne soit convoquée pour ratifier une modification du contrat d’association ou pour décider de toute autre affaire devant être soumise à une assemblée générale extraordinaire.  L’avis de convocation à une assemblée générale extraordinaire doit mentionner en termes généraux les objets de l’assemblée, la nature des questions spéciales, avec suffisamment de détail pour permettre aux membres de former un jugement éclairé sur celles-ci et le texte de toute résolution spéciale à soumettre à l’assemblée.

10.06 Renonciation de l’avis

Une assemblée annuelle ou générale extraordinaire des membres peut validement être tenue en tout temps et pour tout motif, sans l’avis de convocation prescrit par la Loi ou le contrat d’association pourvu que tous les membres renoncent par écrit à cet avis.  Pour les fins de renonciation à l’avis de convocation, l’expression “par écrit” doit s’interpréter largement et la renonciation peut s’effectuer par télégramme, télex, câble ou sous toute autre forme écrite.  Cette renonciation à l’avis de convocation de l’assemblée peut intervenir soit avant, soit pendant, soit après la tenue de cette assemblée. De plus, la présence d’un membre à l’assemblée équivaut à renonciation, sauf s’il assiste spécialement pour s’opposer à sa tenue en invoquant l’irrégularité de sa convocation.

10.07 Irrégularités

Les irrégularités affectant l’avis de convocation ou son expédition, l’omission involontaire de donner un tel avis ou le fait qu’un tel avis ne parvienne pas à un membre n’affectent en rien la validité d’une assemblée des membres.

10.08 Président d’assemblée

Le président de l’association ou le vice-présidents désigné par le Conseil d’administration, préside aux assemblées des membres.  Le président de l’assemblée des membres veille à son bon déroulement, soumet aux membres les propositions sur lesquelles un vote doit être pris et établit d’une façon raisonnable et impartiale la procédure à suivre, sous réserve de la Loi, du contrat d’association et de la procédure suivie lors des assemblées délibérantes.  Il décide toute question y compris, mais sans restreindre la généralité de ce qui précède les questions relatives au droit de vote des membres.  Ses décisions sont finales et lient les membres.  Le président de toute assemblée des membres peut voter en tant que membre et en l’absence de disposition à ce sujet dans le contrat d’association, il n’a pas droit à un vote prépondérant en cas d’égalité des voix.

10.09 Quorum

À moins que les règlements généraux n’exigent un quorum différent à une assemblée des membres, la présence de la majorité des membres réguliers constitue un quorum pour telle assemblée.  Lorsque le quorum est atteint à l’ouverture d’une assemblée des membres, les membres présents peuvent procéder à l’examen des affaires de cette assemblée, nonobstant le fait que le quorum ne soit pas maintenu pendant tout le cours de cette assemblée.

10.10 Ajournement

À défaut d’atteindre le quorum à une assemblée des membres, les membres réguliers présents ont le pouvoir d’ajourner l’assemblée jusqu’à ce que le quorum soit obtenu.  La reprise de toute assemblée ainsi ajournée peut avoir lieu sans nécessité d’un avis de convocation, lorsque le quorum requis est atteint; lors de cette reprise, les membres réguliers peuvent procéder à l’examen et au règlement des affaires pour lesquelles l’assemblée avait été originalement convoquée.

10.11 Vote

Toute question soumise à une assemblée des membres doit être décidée par vote à main levée, à moins qu’un vote au scrutin ne soit demandé ou que le président de l’assemblée ne prescrive une autre procédure de vote.  À toute assemblée des membres, la déclaration du président de l’assemblée  qu’une résolution a été adoptée ou rejetée à l’unanimité ou par majorité précise est une preuve concluante à cet effet sans qu’il ne soit nécessaire de prouver le nombre ou le pourcentage de voix enregistrées en faveur ou contre la proposition.   Le vote par procuration n’est pas permis aux assemblées des membres.

10.12 Vote au scrutin

Le vote est pris au scrutin secret lorsque le président ou au moins dix pour cent des membres réguliers présents le demandent. Chaque membre remet au scrutateur un bulletin de vote sur lequel il inscrit le sens dans lequel il exerce son droit de vote.

10.13 Scrutateurs

Le président de toute l’assemblée des membres peut nommer une ou plusieurs personnes, qu’elles  soient ou non des dirigeants ou des membres de l’association, pour agir comme scrutateurs à toute assemblée des membres.

10.14 Résolutions tenant lieu d’assemblée

Les résolutions écrites signées par tous les membres réguliers habilités à voter sur ces résolutions lors des assemblées des membres, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours de ces assemblées. Un exemplaire de ces résolutions est conservé avec les procès-verbaux des délibérations des assemblées des membres.

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11. RÈGLEMENTS

11.01 Modifications des règlements

Les règlements de l’association non compris dans le contrat d’association peuvent être abrogés ou modifiés par voie de règlement adopté par la majorité des administrateurs lors d’une assemblée du conseil, et sanctionné au moins par les deux tiers des membres lors d’une assemblée dûment convoquée dans le but d’examiner lesdits règlements.

11.02 Règlements internes

Le conseil d’administration peut établir des règlements compatibles avec ceux concernant la gestion et le fonctionnement de l’association et qu’il juge utiles, à condition que ces règlements n’aient l’effet que jusqu’à l’assemblée annuelle suivante des membres et, s’ils ne sont pas ratifiés à cette assemblée, qu’ils cessent à ce moment-là d’être applicables.

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12. EXERCICE FINANCIER ET VÉRIFICATEUR

12.01 Exercice financier

La date de la fin de l’exercice financier de l’association est déterminée par les administrateurs.

12.02 Vérificateur

Un vérificateur peut être nommé chaque année par les membres réguliers lors de leur assemblée annuelle. Sa rémunération est fixée par les membres réguliers ou par les administrateurs lorsque ce pouvoir leur est délégué par les membres réguliers. Aucun administrateur ne peut être nommé vérificateur. Le vérificateur est chargé de vérifier les comptes de l’association et de présenter son rapport aux membres lors de l’assemblée annuelle.  Si le vérificateur cesse d’exercer ses fonctions pour quelque raison que ce soit avant l’expiration de son terme, les administrateurs peuvent combler la vacance en lui nommant un remplaçant qui sera en fonction jusqu’à l’expiration du terme de son prédécesseur.

12.03 Assemblée des membres

Le vérificateur de l’association a le droit d’assister à toute assemblée des membres réguliers de l’association, de recevoir à son sujet tous avis et autres communications qu’un membre est en droit de recevoir, à moins que le vérificateur n’y ait renoncé, et d’être entendu à l’assemblée à laquelle il assiste sur toute délibération de l’assemblée qui l’intéresse en sa qualité de vérificateur.

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13. CONTRATS, LETTRES DE CHANGE ET AFFAIRES BANCAIRES

13.01 Contrats

En l’absence d’une décision du conseil d’administration à l’effet contraire, les actes, contrats, titres, obligations et autres documents requérant la signature de l’association peuvent être signés par le président ou par tout vice-président. Le conseil d’administration peut, par ailleurs, autoriser en termes généraux ou spécifiques, toute personne à signer tout document au nom de l’association.

13.02 Lettres de change

Les chèques ou autres lettres de change tirés, acceptés ou endossés au nom de l’association sont signés par tout administrateur autorisé par le conseil d’administration.  N’importe lequel de ces administrateurs a le pouvoir d’endosser seul les lettres de change au nom de l’association, pour fins de dépôt au compte de l’association ou de perception en son nom par l’entremise de ses banquiers.  N’importe lequel de ces dirigeants autorisés peut discuter, régler, établir le solde et certifier, auprès de la banque de l’association et en son nom, tout livre de comptes; tel dirigeant peut également recevoir tous les chèques payés et les pièces justificatives et signer toute formule de règlement de solde, de bordereau de quittance ou de vérification de la banque.

13.03 Dépôts

Les fonds de l’association doivent être déposés au crédit de l’association auprès d’une ou plusieurs banques ou institutions financières situées tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du Canada et désignées à cette fin par les administrateurs.

13.04 Dépôts en sûreté

Les titres de l’association peuvent être déposés en sûreté auprès d’une ou plusieurs banques, caisses ou institutions financières situées tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du Canada et choisies par les administrateurs.  Aucun des titres ainsi déposés ne peut être retiré à moins qu’une autorisation écrite de l’association signée par un représentant dûment autorité par les administrateurs.  Une telle autorisation peut être donnée en termes généraux ou spécifiques.

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14. DÉCLARATIONS

Le président, tout vice-président ou toute autre personne autorisée par le président sont respectivement autorisés à comparaître et à répondre pour l’association à tout bref, ordonnance, interrogatoire sur faits et articles, émis par toute cour, à répondre au nom de l’association sur toute saisie-arrêt dans laquelle l’association est tierce-saisie et à faire tout affidavit ou déclaration assermentée reliée à telle saisie-arrêt ou à toute autre procédure à laquelle l’association est partie; à faire des demandes de cession de biens ou des requêtes pour ordonnance de liquidation, à être présent et à voter à toute assemblée des créanciers des débiteurs de l’association; à accorder des procurations et à poser relativement à ces procédures tout autre acte ou geste qu’ils estiment être dans le meilleur intérêt de l’association.

Ce qui précède est le texte intégral des Règlements généraux dûment adoptés par l’association conformément à la Loi.

 

Modifiée le 20 novembre 2003 par Julie Courtois Girard suite à la demande de l’assemblée des membres du 26 septembre 2003.

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